Privékilometers bijhouden met rittenregistratie

Elke ondernemer en werknemer die privé gebruik maakt van de bedrijfsauto krijgt te maken met een rittenregistratie. Je moet namelijk goed bijhouden hoeveel kilometers je privé rijdt. zodra je meer dan 500 kilometers per jaar privé gebruik maakt van je zakelijke auto ben je namelijk bijtelling verschuldigd. Dat komt doordat de belastingdienst het privégebruik van de bedrijfsauto ziet al een vorm van loon in natura en over loon dient belasting te worden betaald. Om het aantal privékilometers te verantwoorden voor de belastingdienst moet er een rittenregistratie worden bijgehouden.

Over rittenregistratie

Rittenregistratie wordt ook wel aangeduid met kilometerregistratie. Met deze administratieve handeling houd je het aantal gereden privékilometers en zakelijke kilometer bij. De belastingdienst kan deze gegevens op elk gewenst moment opvragen. Het is dus van belang om een zorgvuldige administratie bij te houden.

• Wat is rittenregistratie?
• De rittenregistratie is niet kloppend
• Wat zijn zakelijke ritten
• Rittenregistratie bij volledig zakelijk gebruik.
• 2,7 procent regeling
• Waar moet de rittenregistratie aan voldoen?
• Rittenregistratie bijhouden.

Wat is rittenregistratie?

Door middel van een rittenregistratie kun je het aantal privékilometers registreren die zijn gereden met de bedrijfsauto. Met de rittenregistratie kun je die privékilometers verantwoorden tegenover de belastingdienst.

Zodra je meer dan 500 privékilometers privé gebruik maakt van de bedrijfsauto is er bijtelling verschuldigd. Vanaf het het eerste moment dat je privékilometers rijdt moet er dus worden geregistreerd.

Niet kloppende rittenregistratie

Het is voor zowel werknemer als werkgever van belang om de rittenregistratie nauwkeurig bij te houden. Is de rittenregistratie onvolledig of niet kloppend dan riskeer je namelijk een boete. De hoogte van die boete wordt gebaseerd op de geschatte hoeveelheid misgelopen belastinginkomsten. Bovendien bestaat het het risico dat bijvoorbeeld met terugwerkende kracht loonbelasting moet worden betaald.

Bij een niet kloppende rittenregistratie krijg je overigens wel altijd eerst gelegenheid om deze aan te passen. Maar voorkomen is in deze beter dan genezen en je weet precies waar je aan toe bent als de rittenregistratie nauwkeurig is geregistreerd.

Wat valt onder zakelijke ritten?

In het kort zijn alle ritten die je maakt voor het werk zakelijke ritten. Dus ook de woon-werkritten en de ritten naar een klant. Anders wordt het wanneer je bijvoorbeeld onderweg naar huis omrijdt om nog even naar de sportschool te gaan of boodschappen gaat halen. Zodra je afwijkt van de gebruikelijke route gelden die kilometers als privékilometers. Ligt de supermarkt aan de gebruikelijke route? Dan gelden de kilometers als zakelijke kilometers.

Rittenregistratie bij volledig zakelijk gebruik?

Moet er ook een rittenregistratie worden bijgehouden bij volledig zakelijk gebruik van de auto? Het antwoord op die vraag is eenvoudig nee. Zodra de auto volledig gebruikt wordt voor woon-werkverkeer hoeft er geen rittenregistratie te worden bijgehouden.

2,7procentregeling

Ook kan er voor worden gekozen om gebruik te maken van de 2,7 procent regeling. In dit geval stel je de btw die moet worden betaald voor privégebruik vast op 2.7 procent van de catalogusprijs, inclusief bpm en btw.

Voorbeeld: Je hebt een auto met een cataloguswaarde van 50.000 euro inclusief btw en bpm en daarvan is de betaalde btw volledig af getrokken. Zodra er dan sprake is van privégebruik van de auto en er geen gegevens worden bijgehouden, ben je over dit privégebruik 2.7 procent verschuldigd. In dit voorbeeld betaal je dus 2,7% x €50.000,= €1350,00 op jaarbasis.

Bij margeauto’s en auto’s waarbij geen btw is afgetrokken geldt een percentage van 1,5%.

Waar moet de rittenregistratie aan voldoen?

Een goede sluitende rittenregistratie moet volgens de belastingdienst het volgende bevatten om aan de eisen te voldoen:

• Het merk van de auto.
• Het type auto.
• Het kenteken van de auto.
• De periode waarin gebruik wordt gemaakt van de auto.
• De ritgegevens.

Bij de ritgegevens moet het volgende worden vermeld:

• De gebruiker van de auto.
• Het ritnummer.
• De datum van de rit.
• Betreft het een zakelijke rit of een privérit?
• De kilometerstand (begin- en eindstand)
• Het vertrek- en aankomstpunt.
• En, alleen wanneer de route afwijkt van de reguliere route, de route die wordt gereden.

Rittenregistratie bijhouden

Er zijn verschillende manieren waarop je een rittenregistratie kunt bijhouden. Er kan een eigen document voor worden aangemaakt, maar er zijn inmiddels ook verschillende tools op de markt om deze administratie een stuk eenvoudiger te maken.

Je kunt bijvoorbeeld gebruik maken van een blackboxsysteem dat gebruik maakt van GPS, maar dan moet er nog wel handmatig worden aangegeven wat wat voor soort rit het betreft.

Er zijn ook software pakketten beschikbaar waarmee de ritten kunnen worden bijgehouden. Deze zijn tegenwoordig vanwege de mobiele apps goed te koppelen met een mobiele telefoon.