Reiskostenvergoeding voor je zakelijke kilometers

Rijd jij veel zakelijke kilometers? Dan kun je hiervoor een reiskostenvergoeding krijgen. Deze vergoeding geldt zowel voor werknemers als voor werkgevers en zelfstandigen. Je moet wel rekening houden dat er voor werknemers en werkgevers andere regelingen gelden als voor zelfstandigen zonder personeel en ondernemers. Een reiskostenvergoeding is overigens geen wettelijke verplichting. Je mag als werkgever dus zelf bepalen of je een reiskostenvergoeding toekent of niet.

De werkgever en reiskostenvergoeding

Als werkgever mag jij je werknemers een reiskostenvergoeding toekennen voor de zakelijk gereden kilometers. Ook de hoogte van de vergoeding mag je zelf bepalen, mits deze niet in een CAO is vastgelegd.

Fiscaal gezien is het interessant om de maximale vrijstelling te hanteren. In 2023 geldt het tarief van 21 eurocent per zakelijk gereden kilometer. Is de vergoeding hoger dan € 0.21 dan betaal je btw over het meerbedrag*. Houd er rekening mee dat het tarief voor de kilometervergoeding jaarlijks kan verschillen. Tot 2023 gold een bedrag van € 0.19 per kilometer. Vanaf 2024 wordt een kilometervergoeding verwacht van € 0.22. Wanneer je een berekening maakt van de te vergoeden kilometers moet je er dus rekening mee houden dat de hoogte van de vergoeding kan verschillen door het boekjaar waarin de kilometers zijn gereden.

• Rekenvoorbeeld 1:

  In 2023 heeft je werknemer 850 euro aan reiskostenvergoeding ontvangen. Het opgegeven aantal zakelijk gereden kilometers in 2022 komt uit op 4500.

  €850 / 4500 km = €0,19 per kilometer. Dat betekent dat het volledige bedrag is vrijgesteld van btw.

• Rekenvoorbeeld 2:

  In 2023 heeft de werknemer 850 euro aan reiskostenvergoeding ontvangen. Het opgegeven aantal zakelijke kilometers in 2022 komt uit op 3200.

  €850 / 3200 = €0.26. Dit is meer dan €0.21 per kilometer.

  Het meerbedrag wordt in dit geval belast. 3200 km x €0.21 = € 672,00 is in dit voorbeeld vrijgesteld van btw. Maar het restant, €850,00 - € 672,00 = €178,00 wordt belast.

Ondernemers, zelfstandigen en kilometervergoeding

Ben je ondernemer of ZZP’er? Ook dan kun je een vergoeding krijgen voor zakelijk gereden kilometers met je privé-auto. Je mag namelijk jouw zakelijke gereden kilometers op je bedrijf boeken. Je berekent dan het totaal aantal kilometers dat je in het boekjaar hebt gereden en het totaal vermenigvuldig je met 21 eurocent* per kilometer. Dit is dan het bedrag dat je mag rekenen als kilometervergoeding. Door je zakelijke kilometers op je bedrijf te boeken kun je de winst van je onderneming verlagen en betaal je minder inkomstenbelasting.

Let op! Deze kilometervergoeding geldt dus alleen wanneer je jouw privé-auto gebruikt voor zakelijke kilometers.

*De hoogte van de kilometervergoeding wordt per boekjaar opnieuw vastgesteld.

Kostenaftrekbeperking

In de volksmond noemen we deze vergoedingen voor werknemers en ondernemers de reiskostenvergoeding. Maar hoewel dit voor werknemers daadwerkelijk het geval is, ligt het voor ondernemers net even anders. Het gaat hier namelijk meer over de aftrek van zakelijke kosten.

Wanneer je een auto rijdt die volledig door je onderneming is aangeschaft dan geldt dit als een investering. Je mag deze investering dus aftrekken van de winst. Heb je de auto privé gekocht of met een financial lease aangeschaft dan betaal je de kosten voor de auto helemaal zelf. Je kunt de kosten die je hebt gemaakt dus niet aftrekken van de winst van het bedrijf. Maar wanneer je de auto ook gebruikt voor je zakelijke kilometers, mag je dus wel je zakelijke kilometers boeken op je bedrijf.